ホームページの管理を頼んでいる会社を、変えたいと考えることがあります。
更新を頼んでも対応が遅い。毎月の保守費を払っているが、何をしてもらっているのかわからない。担当者が変わってから、相談しづらくなった。料金に見合っていない気がする。
理由はさまざまですが、管理会社への不満や不安は、よくあるご相談です。
一方で、「変えたいけれど、どう切り出せばいいのか」「データやドメインはどうなるのか」「今の会社と気まずくならないか」と、変更に踏み切れないまま時間が経っているケースも多くあります。
管理会社の変更は、確認すべきことを押さえて順番に進めれば、トラブルなく行えます。この記事では、変更を考え始めたときに確認したいことと、円満に切り替えるための手順を整理します。
変更を決める前に、今の契約内容を確認する
最初にやるべきことは、新しい会社を探すことではなく、今の契約を確認することです。ここを飛ばして話を進めると、後から想定外の問題が出てきます。
確認したいのは次の点です。
- 契約書はあるか、保守・管理の範囲はどう書かれているか
- 契約期間と更新のタイミング、解約の申し出期限(「解約は3か月前までに申し出」などの条件)
- 毎月の費用に何が含まれているか(サーバー代、ドメイン代、更新作業、障害対応など)
- サーバーとドメインの契約名義はどちらか(自社か、管理会社か)
- ホームページのデータや管理情報は、解約時に引き渡される取り決めになっているか
特に重要なのが、サーバーとドメインの名義です。自社名義であれば、管理会社を変えてもホームページの土台は自社の手元に残ります。管理会社名義の場合は、変更にあたって移管の手続きが必要になり、先方の協力が不可欠です。名義がどちらかわからない場合は、ホームページのドメイン・サーバー管理がわからないときの確認ポイントを参考に確認してください。
契約書が見つからない場合も、見積書・請求書・当時のメールに条件が書かれていることがあります。月々の請求内訳を見るだけでも、何を契約しているのかの手がかりになります。
不満の正体を整理する(変更しなくても解決する場合があります)
契約を確認したら、次に「何が不満なのか」を書き出してみてください。というのも、不満の種類によっては、会社を変えなくても解決することがあるためです。
- 対応が遅い → 依頼の窓口や方法(メール・電話・フォーム)が合っていないだけの場合があります。改善を申し入れる余地があります
- 何をしてもらっているかわからない → 作業報告を依頼すれば解決することがあります。報告義務が契約に含まれているかも確認を
- 料金が高い気がする → 含まれている作業内容を確認した結果、妥当だとわかる場合もあれば、使っていないサービスに払っていたとわかる場合もあります。プラン変更で解決することもあります
- 頼みたいことに対応してもらえない → これは契約範囲の問題か、会社の得意分野の問題です。範囲外のことは、どの会社でも追加費用になります
整理した結果、それでも「対応の質」「信頼関係」「技術力」に根本的な不満が残るなら、変更を進める判断材料になります。この整理は、新しい会社を選ぶときの基準にもそのまま使えます。
変更の手順(切り替えを申し出る前にやること)
変更を決めたら、次の順番で進めます。ポイントは、今の会社に解約を伝えるのは、準備が整ってからということです。
手順1: 手元に情報を揃える
まず、自社で確認できる情報を揃えます。
- WordPressなど管理画面のログイン情報
- サーバー・ドメインの契約情報と名義
- ホームページのデータ(バックアップが取れる状態か)
- 契約書・請求書などの書類
管理画面のログイン情報がわからない場合は、ホームページのログイン情報がわからないときの確認ポイントの手順で確認します。この段階で自社がどこまでアクセスできるかによって、次の会社への引き継ぎの難易度が変わります。
揃えるべき情報の全体像は、ホームページ担当者が退職・交代するときの引き継ぎチェックリストが一覧として使えます。
手順2: 新しい依頼先を決める
現在の状況(サイトの状態、契約名義、不満の内容、頼みたいこと)を伝えて、新しい依頼先に相談します。このとき、「現在の管理会社からの引き継ぎ対応の経験があるか」「引き継ぎに必要な情報は何か」を確認しておくと、次の手順がスムーズになります。多くの場合、移行作業自体を新しい会社が主導してくれます。
手順3: 今の会社に解約と引き継ぎを申し出る
新しい受け皿が決まってから、現在の会社に連絡します。伝えるのは次の3点です。
- 契約の解約(契約書の申し出期限に沿って)
- データ一式の引き渡し(WordPressのファイル・データベース、画像など)
- 管理情報の引き渡し(サーバー・ドメイン・管理画面のログイン情報、名義が先方の場合は移管手続き)
このとき、感情的な批判は不要です。「体制の見直しのため」といった伝え方で十分ですし、その方が引き継ぎの協力を得やすくなります。管理会社の変更は業界として珍しいことではなく、誠実な会社であれば通常の手続きとして対応してくれます。
手順4: 移行と動作確認
新旧の会社間でデータと設定を引き継ぎ、切り替えます。移行後は、ホームページの表示、問い合わせフォームの送信テスト、メールの送受信、SSLの状態を必ず確認してください。同じドメインでメールを使っている場合は、切り替え時の設定に特に注意が必要です。
気をつけたいトラブルと対策
管理会社の変更でよくあるトラブルと、防ぎ方です。
データを引き渡してもらえない
契約書に納品・引き渡しの取り決めがない場合、データの引き渡しを渋られることがあります。まずは契約書の確認を。取り決めがない場合でも、交渉で引き渡されることが一般的ですが、万一に備えて、管理画面に入れるうちに自社でバックアップを取っておくと安心です。
ドメインが管理会社名義で、移管に応じてもらえない
長年使ったドメインを失うのは大きな損失です。移管には名義人の協力が必要なため、解約を伝える前に名義を確認し、先方名義の場合は「解約とあわせてドメイン移管をお願いしたい」と最初のタイミングでセットで伝えることが重要です。
解約後にホームページが消えた
サーバーが管理会社の契約だった場合、解約と同時にサーバー契約も終了し、サイトが表示されなくなることがあります。移行が完了してから解約日を迎えるよう、スケジュールを新しい会社と調整してください。
権利関係の見落とし
写真や文章の権利、有料テーマやプラグインのライセンスが管理会社に紐づいている場合があります。引き継ぎ時に確認しないと、移行後に使えない素材が出てくることがあります。詳しくはホームページの写真や文章は誰のもの?リニューアル時の権利関係の確認ポイントで解説しています。
なお、変更を検討している途中で今の会社と連絡が取れなくなった、あるいは廃業していたという場合は、進め方が変わります。ホームページを作った人と連絡が取れないときの確認ポイントとホームページの制作会社が廃業・倒産したときに確認することを参考にしてください。
次の会社と契約するときに確認したいこと
同じ不満を繰り返さないために、新しい契約では次を確認しておきましょう。
- 月額費用に含まれる作業の範囲と、範囲外の料金
- 作業報告の有無と頻度
- サーバー・ドメインの契約名義(自社名義にできるか)
- 解約時のデータ・情報の引き渡し条件
- 連絡手段と、返答までの目安
特に「契約名義」と「解約時の引き渡し条件」は、今回の変更で苦労した点をそのまま次の契約の確認項目にしてください。ここが契約に明記されていれば、将来もし再び変更することになっても、スムーズに動けます。
あわせて、そもそもホームページの管理として何が必要で、どこまでを自社で持つべきかは、ホームページの管理とは|何を・誰が・どこまで管理するのかで整理しています。
よくある質問
契約期間の途中ですが、解約できますか?
契約書の解約条件によります。期間の定めや違約金の取り決めがある場合は、それに従うことになります。ただし、更新タイミングまで待って切り替える方が費用を抑えられることも多いため、まず契約書で「契約期間」「更新日」「解約申し出の期限」を確認し、切り替え時期を逆算するのがおすすめです。
今の会社に知られずに、新しい会社に相談してもよいですか?
問題ありません。むしろ、解約を伝える前に新しい依頼先と移行の見通しを立てておくのが正しい順番です。相談の段階では現在の会社に伝える必要はなく、移行の準備が整った時点で正式に申し出れば大丈夫です。
管理会社を変えると、ホームページは作り直しになりますか?
必ずしもなりません。データと管理情報が引き継がれれば、今のホームページのまま管理だけを切り替えられる場合が多くあります。ただし、特殊なシステムや管理会社独自の仕組みで作られている場合は、そのまま引き継げないことがあります。新しい依頼先に現状を見てもらい、引き継げる範囲を確認してから判断してください。
保守契約を結ばず、必要なときだけ頼む形にはできますか?
できます。更新頻度が低いホームページでは、月額契約をやめてスポット依頼に切り替える選択肢もあります。ただし、セキュリティ更新やバックアップなど、定期的に必要な作業が誰の担当でもなくなる点には注意が必要です。何を自社で行い、何を都度依頼するのかを決めておくことが大切です。
まとめ
管理会社・保守会社の変更は、「今の契約の確認 → 不満の整理 → 情報の準備 → 新しい依頼先の確保 → 解約と引き継ぎの申し出 → 移行と動作確認」の順で進めれば、トラブルなく行えます。
鍵になるのは、解約を伝える前の準備です。契約名義、データ、ログイン情報。この3つの所在を確認してから動くことで、切り替え中にホームページが止まったり、大切なものを失ったりする事態を防げます。
今の契約状況の確認から進めたい場合や、そもそも変更すべきかどうかの整理から相談したい場合は、現状の確認からお手伝いしますので、お気軽にご相談ください。
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