ホームページのお知らせ欄が、数年前の投稿で止まっている。更新した方がいいのはわかっているけれど、書くことが思いつかない。そもそも、うちの会社に「お知らせするようなこと」なんてあるのだろうか。
お知らせの更新が止まる理由は、怠慢ではなく、ほとんどの場合「何を書けばいいのかわからない」ことにあります。
そして、止まったお知らせ欄は、ホームページの印象に静かに影響します。最新のお知らせが数年前だと、見た人は「この会社、今もやっているのだろうか」と感じます。内容がどれだけ整っていても、日付の古さだけで不安を与えてしまうのです。
この記事では、お知らせに書く内容の見つけ方と、止まっていたお知らせ欄を無理なく再開する手順を整理します。
なお、お知らせだけでなくホームページ全体が何年も止まっている場合は、先に土台の確認から始めるのが安全です。全体の再開手順は何年も放置したホームページを再開するときの手順にまとめています。
お知らせの役割は「動いていることを伝える」こと
まず、肩の力を抜くために、お知らせの役割を確認しておきます。
お知らせ欄の一番の役割は、立派な報告をすることではなく、この会社は今も動いている、と伝えることです。見た人は内容を熟読するというより、日付を見ています。直近の日付があるだけで、「現役で営業している」「連絡すれば返事が来そうだ」という安心感につながります。
つまり、書く内容のハードルは、思っているよりずっと低くて構いません。「お知らせするほどのことがない」のではなく、「お知らせと呼ぶには小さすぎると思い込んでいることが、実はお知らせになる」のです。
書くことの見つけ方
具体的に、どんなことがお知らせになるのかを挙げます。日常の業務の中に、すでに材料はあります。
営業に関すること
- 年末年始、お盆、GWなどの休業案内
- 臨時休業、営業時間の変更
- 電話が繋がりにくい時期の案内
休業案内だけでも、年に数回の更新が自然に生まれます。しかも実用的な情報なので、見た人の役に立ちます。
仕事に関すること
- 新しいサービスや取り扱いの開始
- 料金やプランの改定
- 対応エリアの変更
- 設備や道具を新しくした
- 資格の取得、研修への参加
日々の出来事
- 施工事例や納品事例(お客様の許可を得られる範囲で)
- よくいただく質問への回答
- 季節に関わる仕事の話(繁忙期のご案内、季節商品の入荷など)
- メディア掲載、地域のイベントへの参加
ホームページ自体のこと
- ページを追加した、情報を更新した
- 「料金ページを最新の内容に更新しました」という一行でも、立派なお知らせです
この最後の項目は特におすすめです。古いホームページを整理・修正した作業そのものが、お知らせの材料になります。ホームページの古い情報を整理するときのチェックリストに沿って整理を進めながら、その報告をお知らせに書けば、整理と更新再開が同時に進みます。
長く止まっていたお知らせを再開する手順
数年止まっていた場合、いきなり新しい投稿をするより、先に足元を整えると再開しやすくなります。
手順1: 古いお知らせを整理する
まず、過去のお知らせを見直します。終了したキャンペーン、昔のイベント告知、現在と異なる案内などが残っていれば、非公開にするか、過去の情報とわかる形に整えます。残すか消すかの判断は古いブログ記事を残すか非公開にするかの判断基準の考え方がそのまま使えます。
手順2: 再開の一本目を書く
一本目は、特別な内容である必要はありません。むしろ、次のような「現在の状況を伝える」内容が適しています。
- ホームページの情報を最新の内容に更新したこと
- 現在も通常通り営業していること
- 今後、お知らせを更新していくこと
「ホームページを更新しました」という一本があるだけで、それ以前の空白期間の印象は大きく変わります。空白について詫びたり説明したりする必要はありません。
手順3: 表示のされ方を確認する
トップページにお知らせがどう表示されているかも確認します。古い投稿が5件も10件も並ぶ設定になっていると、再開後もしばらく古い日付が目立ちます。表示件数を絞る、最新のものが一番上に来ることを確認する、といった調整で、再開の効果が見た目に反映されやすくなります。
無理なく続けるための考え方
再開しても、また止まってしまっては意味がありません。続けるための現実的な考え方です。
頻度は「年に数回」で十分
毎週・毎月と決めると、書くことが尽きて止まります。目安は3か月に1回程度、最低でも年に2〜3回。これだけで「最新のお知らせが数年前」という状態は二度と起きません。休業案内だけでも年に2〜3回は自然に発生するので、実はハードルの低い目標です。
書く時期をあらかじめ決めておく
「ネタができたら書く」ではなく、「書くタイミング」を先に決めます。年末年始の休業案内(12月)、GWの案内(4月)、お盆の案内(7月)。この3つを固定するだけで年3回が確保され、それ以外は書けたら書く、で十分です。
長く書こうとしない
お知らせは2〜3行で構いません。「〇月〇日から〇日まで休業いたします。期間中のお問い合わせは〇日以降に順次ご返信します。」これで完成です。文章の上手さは求められていません。
担当と手順を決めておく
誰が・どうやって投稿するのかが決まっていないことも、止まる原因です。投稿手順を一度書き出しておき、担当者が変わっても引き継げるようにしておきます。管理画面のログイン情報が共有されているかも、このタイミングで確認を。ログイン情報が不明で投稿できない状態なら、まずホームページのログイン情報がわからないときの確認ポイントから整えてください。
更新作業そのものの手順や、自分で直せる範囲については、ホームページを更新する方法|誰が・何を・どう更新するかで解説しています。
お知らせとブログの違いに迷ったら
「お知らせ」と「ブログ」の両方の欄があるサイトでは、どちらに書くべきか迷うことがあります。
シンプルな分け方は、事実の通知はお知らせ、読みものはブログです。休業案内・料金改定・サービス開始はお知らせ。仕事のこだわり・事例の紹介・専門知識の解説はブログ。迷ったらお知らせで構いません。
なお、両方を維持するのが負担なら、無理に2つ運用する必要はありません。更新が続けられる方に一本化する判断もあります。大切なのは欄の数ではなく、動いている欄があることです。
よくある質問
本当に書くことがない月が続いたら、どうすればいいですか?
無理に書く必要はありません。年に数回の休業案内が続いているだけでも、「動いているサイト」としては十分です。それでも空白が気になる場合は、既存ページの更新(料金確認、写真差し替えなど)を行って、その報告を書く方法があります。サイトの手入れとお知らせが同時にできる、一石二鳥の方法です。
何年も前の古いお知らせは、全部消した方がいいですか?
全部消す必要はありません。誤解を招くもの(終了した料金・キャンペーンなど)を整理すれば、通常の営業案内などは履歴として残っていても問題ありません。むしろ長年の履歴は、継続して営業してきた証にもなります。判断に迷うものは非公開にして、必要になれば戻せる状態にしておくのが安全です。
SNSで発信しているので、ホームページのお知らせは不要ではないですか?
SNSで発信できているなら、その内容の一部をホームページにも載せるのが理想です。検索やマップからホームページに直接来た人は、SNSを見ていません。その人たちにとっては、ホームページのお知らせ欄だけが「動いているかどうか」の判断材料になります。全部を転載する必要はなく、休業案内など重要なものだけで十分です。
まとめ
お知らせの更新が止まる原因は、「書くことがない」という思い込みです。休業案内、料金の更新、ホームページを直したことの報告。日常の中に材料はすでにあり、2〜3行書ければ十分です。
再開の手順は、古いお知らせの整理、現状を伝える一本目、表示の確認。続けるコツは、年に数回でよしとすること、書くタイミングを先に決めておくことです。
お知らせの再開を含めて、ホームページ全体をどう整えて運用していくかを相談したい場合は、現状の整理からお手伝いしますので、お気軽にご相談ください。
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