ホームページは、作って公開したら終わりではありません。公開したあとも、契約を維持し、情報を新しくし、仕組みを安全な状態に保つ必要があります。これらをまとめて「管理」と呼びます。
ところが、この管理が誰の仕事なのかは、意外と曖昧なままになりがちです。制作会社が全部やってくれていると思っていた。担当者に任せきりだった。特に何もしていないが、今のところ動いている。
そして数年後、契約が切れてホームページが消えた、更新できる人がいなくなった、という形で問題が表面化します。
この記事では、ホームページの管理として何が必要なのか、誰が担当すべきなのか、どこまで自社でやるべきなのかを整理します。
ホームページの管理に含まれるもの
「管理」と一言で言っても、中身は4種類に分かれます。それぞれ担当者も頻度も異なるため、まず分けて考えるのが出発点です。
1. 契約の管理
サーバーとドメインの契約を維持する仕事です。支払いが止まればホームページは消え、ドメインが失効すればURLもメールアドレスも失われます。管理の中で最も重要でありながら、最も忘れられやすい部分です。
必要なのは、契約先・名義・更新時期・支払い方法を把握し、更新案内のメールが届く状態を保つこと。作業としては年に1回程度ですが、失敗の代償が最も大きい領域です。
2. 内容の管理(更新)
掲載情報を正しい状態に保つ仕事です。営業時間、料金、サービス内容、お知らせ。情報が事実と違っていると、お客様に迷惑がかかります。
3. システムの管理(保守)
WordPress本体、テーマ、プラグインを新しい状態に保ち、バックアップを取る仕事です。放置すると、不具合や改ざん被害の原因になります。
4. 状態の監視
ホームページが正常に表示されているか、フォームが届いているか、警告が出ていないかを定期的に確認する仕事です。これをしていないと、問題が起きても気づくのは「お客様に指摘されたとき」になります。
この4つは、どれか1つでも欠けると問題が起きます。そして多くの会社では、2(更新)だけを管理だと思っていて、1・3・4が誰の担当でもない状態になっています。
何を、どのくらいの頻度でやるか
具体的な作業と頻度の目安です。
年に1回
- サーバー・ドメインの契約状況と更新時期の確認
- 契約名義と支払い方法の確認
- 更新案内メールの宛先が現役の担当者になっているかの確認
- 掲載情報の全体点検(料金、サービス内容、会社概要など)
数か月に1回
- お知らせの投稿(年2〜3回でも十分です)
- WordPress本体・テーマ・プラグインの更新
- バックアップが取れているかの確認
月に1回
- ホームページが正常に表示されるかの確認(パソコン・スマートフォン)
- 問い合わせフォームのテスト送信
- Googleビジネスプロフィールなど外部情報の確認
随時
- 情報に変更があったときの修正
- 不具合が出たときの対応
書き出すと多く見えますが、年1回の確認と月1回の目視だけでも、大きな事故はほぼ防げます。完璧を目指す必要はありません。
自社でやること、外部に頼むこと
すべてを自社でやる必要も、すべてを外注する必要もありません。分け方の目安です。
自社で持つべきもの(外注しない)
- サーバー・ドメインの契約名義
- 契約情報と管理画面のログイン情報
- 更新案内メールの受信
これらは「管理を委託していても、自社が把握しておくべき情報」です。ここを外部任せにすると、その相手と連絡が取れなくなった瞬間に何もできなくなります。実際、ホームページを作った人と連絡が取れないときの確認ポイントやホームページの制作会社が廃業・倒産したときに確認することで扱っているトラブルは、ほぼすべてここが原因です。
自社でやりやすいもの
- お知らせの投稿、文章の修正、写真の差し替え
- 表示の確認、フォームのテスト送信
作業手順はホームページを更新する方法|誰が・何を・どう更新するかで解説しています。
外部に頼んだ方がよいもの
- WordPress本体・テーマ・プラグインの更新
- バックアップの設定
- 不具合の修正
- デザインや構成に関わる変更
システムの更新は、放置も危険ですが、知識なく実行して壊すケースもあります。判断に迷うなら外部に任せるのが安全です。
管理を外部に頼む場合
システム面の管理を外部に委託する形が、いわゆる保守契約です。契約する場合は、次を確認してください。
- 月額に含まれる作業の範囲(更新作業は何件まで含まれるか)
- システム更新とバックアップは含まれるか
- 不具合が起きたときの対応と、その費用
- 作業報告の有無と頻度
- サーバー・ドメインの契約名義は自社になるか
- 解約時にデータと管理情報を引き渡してもらえるか
特に最後の2つが重要です。ここが曖昧なまま契約すると、将来別の会社に移りたくなったときに動けなくなります。管理会社を変更する場合の進め方はホームページの管理会社・保守会社を変更したいときの進め方にまとめています。
保守契約に何が含まれるのか、費用はどう決まるのか、契約内容をどう見極めるかは、ホームページの保守とは|必要性・費用・契約の選び方で詳しく解説しています。
なお、更新頻度が低いホームページであれば、月額契約を結ばず、必要なときだけ依頼する形でも構いません。その場合は、システム更新とバックアップだけは誰が見るのかを決めておいてください。
管理体制を作る3つのステップ
管理が機能していない状態から立て直す手順です。
ステップ1: 情報を集める
まず、現状を把握します。
- サーバーの契約先・名義・更新時期
- ドメインの契約先・名義・有効期限
- 管理画面のURL・ID・パスワード
- 制作会社・保守会社の連絡先と契約内容
わからないものがあれば、ホームページのドメイン・サーバー管理がわからないときの確認ポイントとホームページのログイン情報がわからないときの確認ポイントの手順で確認してください。
ステップ2: 一覧にして共有する
集めた情報を1か所にまとめ、複数人が見られる状態にします。特定の個人の頭の中やパソコンにしかない状態が、最も危険です。
ステップ3: 担当と頻度を決める
誰が・いつ・何をやるかを決めます。「気づいた人が」ではなく、担当と時期を明示してください。担当者が交代するときの引き継ぎ項目はホームページ担当者が退職・交代するときの引き継ぎチェックリストが使えます。
この3ステップが済めば、管理の8割は片付いています。日々の作業より、この土台の有無が結果を分けます。
管理されていないと何が起きるか
管理が抜けている場合に実際に起きることです。
- 契約切れでホームページとメールが突然使えなくなる
- ドメインが失効し、URLを失う(ホームページが突然表示されなくなったときに確認すること)
- 古いWordPressが狙われ、改ざん被害を受ける(ホームページが改ざん・乗っ取りされたかもしれないときに確認すること)
- SSL証明書が切れて警告が表示される(SSL証明書の期限が切れたときの対処と、切らさないための管理方法)
- 問い合わせフォームが壊れ、気づかないまま問い合わせを失う
- 情報が古いまま放置され、信頼を損なう
これらはすべて、事前の管理で防げるものです。そして起きてからの復旧は、予防より費用も時間もかかります。
よくある質問
制作会社に任せていれば、管理は不要ですか?
契約内容によります。制作と保守は別の契約であることが多く、「作ってもらった=管理してもらっている」とは限りません。まず契約書や請求内訳を確認し、何が含まれているかを把握してください。含まれていない部分は、自社か別の依頼先で対応する必要があります。
小さな会社でも保守契約は必要ですか?
必須ではありません。ただし、WordPressで作られている場合は、システム更新とバックアップだけは誰かが見る必要があります。自社で対応が難しいなら、最低限その部分だけの契約を検討する価値があります。逆に、更新の必要がない構成のサイトであれば、契約の管理と年1回の点検だけで足りることもあります。
何年も何もしていません。今から何をすればいいですか?
まず契約の確認からです。サーバーとドメインが生きているか、更新案内がどこに届いているか。次に管理画面に入れるかどうか。この2つが確認できれば、あとは順番に進められます。全体の手順は何年も放置したホームページを再開するときの手順にまとめています。
管理を頼みたいのですが、どこに相談すればよいですか?
作った会社が保守も行っている場合は、まずそこに相談するのが確実です。連絡が取れない、対応してもらえない場合は、他の制作会社や運用サポートを行う事業者に相談できます。その際、現在の契約状況と管理情報がどこまで手元にあるかを伝えると、話が早く進みます。
まとめ
ホームページの管理は、「契約の管理」「内容の更新」「システムの保守」「状態の監視」の4つに分かれます。このうち契約の管理が最も重要で、最も忘れられやすい部分です。
そして管理の要は、日々の作業ではなく体制です。情報を集め、一覧にして共有し、担当と頻度を決める。この3つができていれば、多くのトラブルは起きません。
今の管理状況がわからない、何から確認すればよいか整理したいという場合は、現状の確認からお手伝いしますので、お気軽にご相談ください。
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